舞蹈教室的麻煩,來自兩種完全不同的收費邏輯
班級課是「整期報名、固定班底、缺席不退」;Drop-in 是「單堂付費、隨到隨上、人數浮動」。 多數系統只擅長其中一種,於是教室只好一邊用系統、一邊用 Excel,兩邊都不完整。
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期課與單堂混在一起
同一堂週三晚上的班,有 12 位整期學員、3 位單堂客人。 點名時要分兩本、收費要分兩套、算老師鐘點時還要合起來,非常容易出錯。
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多間教室撞場
A 教室、B 教室、鏡面小教室各有班表,還有老師私下借場地練習。 白板寫一寫,過兩天就有兩班同時走進同一間教室。
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老師計酬方式不只一種
班級課給固定鐘點、Drop-in 依人數抽成、成果發表期另計排練費。 月底要三種算法一起算,翻對話紀錄確認誰代了誰的課。
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下一期續報靠人工催
一期快結束時要知道哪些人還沒續報、哪些人連續兩期都在、哪些人上期就流失了。 名單整理一輪要半天,常常拖到開課前一週才開始催。
一套系統同時管兩種收費邏輯
期課方案與堂數方案並行
FitBook 的課卡有五種類型,其中期課方案對應整期報名: 指定期間內該班級課程都可上,不逐堂扣點;堂數/點數方案則對應 Drop-in。 兩種學員預約的是同一堂課,但扣款邏輯各走各的。
點名時後台只有一份名單,你會同時看到期課學員與單堂客人, 以及每個人的到課狀態。不必再開兩個檔案對照。
- 期課方案:整期有效,不逐堂扣點
- 堂數/點數方案:Drop-in 依堂扣除
- 體驗方案:限定體驗課使用,方便追蹤新客轉換
多教室排課,撞場當下就被擋下
每間教室在系統裡是一個獨立的場地,課程排入時指定教室, 同一時段同一教室不能重複排課。整學期的固定班表可以用批次複製一次排完, 再針對國定假日調整,不必逐週手動新增。
老師端也看得到自己的班表,包含教室、時段與該堂的報名人數, 減少「我以為今天在 B 教室」這種現場混亂。
鐘點與抽成分開設定,代課記在對的人身上
每門課程可以各自設定老師的計酬方式:班級課給固定鐘點, Drop-in 課依實際到課人數設級距,特殊排練另外開課程項目計算。 代課時在後台替換授課老師,該堂的鐘點就自動歸在代課老師名下。
月底產出鐘點月報表,逐堂列出日期、課名、教室、人數與金額, 老師登入自己的帳號就能核對,你不用再一對一解釋。
續報名單自動整理,開課前兩週就能開始催
後台會整理出即將到期的課卡名單、超過一段時間沒來的沉睡會員, 以及新客的聯繫待辦。舞蹈教室最關鍵的「下一期還會不會來」, 在這裡變成一份可以直接打電話的名單。
搭配 LINE 推播,你也可以對特定族群(例如上期有報名、這期還沒續的人) 發送招生訊息,而不是無差別群發打擾所有人。
期課與單堂的設定對照
| 項目 | 期課(班級課) | Drop-in(單堂) |
|---|---|---|
| 課卡類型 | 期課方案,指定起訖日 | 堂數或點數方案 |
| 扣款方式 | 整期一次收費,不逐堂扣 | 每次預約扣一堂/若干點 |
| 缺席處理 | 依教室規則,可另開補課時段 | 依取消規則決定是否返還 |
| 名額控管 | 固定班底,預留單堂名額 | 剩餘名額開放預約,額滿候補 |
| 老師計酬 | 固定鐘點 | 依到課人數設級距 |
| 關鍵指標 | 續報率、期中流失 | 單堂人數、時段出席率 |
常見問題
同一堂課要保留 12 個期課名額、開放 3 個單堂名額,做得到嗎?
做得到。課程的人數上限依教室容納人數設定,期課學員在報名時就已佔位,剩餘名額才會開放給 Drop-in 預約。額滿後單堂客人會進入候補,有人取消時依序遞補。
學生是小朋友,都是家長在幫忙報名,帳號怎麼處理?
可以用家庭關係的方式,由家長的帳號管理孩子的預約與課卡,家長在自己的 LINE 上就能看到孩子的班表與剩餘堂數,不需要替孩子另外辦一支手機門號。
整學期的固定班表,要一堂一堂建立嗎?
不用。班表可以批次複製,一次把整個月或整期的課排完,再針對國定假日或成果發表週單獨調整。停課日也能一次設定,系統會關閉該區間的預約並通知已報名的學員。
老師想自己看班表和時數,需要另外開帳號嗎?
系統有獨立的老師端。老師登入後可以看到自己的班表、每堂課的報名人數,以及當月累計的堂數與鐘點,減少月底一對一核對的時間。
想知道哪一期流失最多人,看得出來嗎?
營運報表會呈現課卡銷售、課程出席與會員狀態的變化,搭配沉睡會員名單,可以看出哪些學員在哪一期之後就沒有再回來。這比單看總營收更能找出流失發生的時間點。