課卡是預收款，管不好就是負債
賣出一張 20 堂的課卡，帳上進來的是現金，實際上你欠客人 20 堂課。 這筆預收款要在未來幾個月慢慢履行，而中間會發生的事情很多：客人受傷暫停、 想把剩下的堂數轉給朋友、卡快過期了要不要通融、換了櫃檯之後沒人記得當初答應過什麼。
用紙本或 Excel 管理課卡，問題不在於當下算不出來，而在於沒有紀錄。 半年後客人來問，你只能憑印象回答；同事之間的口頭承諾也無從查證。 課卡管理真正要解決的，是把每一次異動都變成可查的紀錄。
五種方案類型，對應不同的銷售情境
| 方案類型 | 運作方式 | 適合情境 | 常見設定 |
|---|---|---|---|
| 點數方案 | 一張卡給若干點數，不同課程扣不同點數 | 課型多、單價不一的教室（器械皮拉提斯、私人課） | 一對一 4 點、小班 2 點、團課 1 點 |
| 堂數方案 | 固定堂數，每次預約扣一堂 | 課型單純的團體課教室 | 10 堂／半年、20 堂／一年 |
| 無限卡 | 指定期間內不限次數，預約不扣除堂數 | 月會籍吃到飽（健身房、24 小時健身中心常見） | 月卡、季卡；務必搭配取消時限 |
| 體驗方案 | 限定只能預約指定的體驗課程 | 新客獲取，避免體驗卡被拿去上正課 | 單堂、效期 14 天 |
| 期課方案 | 指定期間內可上指定課程，不逐堂扣 | 整期報名的班級課、月費吃到飽 | 一期 12 週、學期制課程 |
同一間教室可以同時使用五種類型，不必二選一。
從賣出到用完，系統接手的六個環節
一、建立方案並設定可用範圍
每個方案可以設定價格、堂數／點數、效期、以及最重要的 可預約課程範圍。 體驗卡只能約體驗課、進階卡才能約進階課，這一層設定同時解決了分級控管與濫用問題。
二、售出與付款審核
課卡可由櫃檯開立，或由會員線上購買。線上付款支援審核機制， 匯款回報後由後台確認再啟用課卡，避免未收到款項就先開卡。
三、預約扣除與取消返還
會員預約時即時扣除，取消時依你設定的規則判斷是否返還。 逾時取消要不要扣、停課要不要還，都由規則決定，不需要每次人工判斷。 會員在自己的 LINE 上就能看到扣點與返還紀錄。
四、到期提醒與續卡
課卡快到期時系統自動推播提醒，後台也會列出即將到期的名單。 續卡不再依賴便利貼或記憶，而是每天自動更新的一份待辦清單。
五、調整與轉讓，全部留痕
因傷延長效期、補償多送一堂、把剩餘堂數轉給家人或朋友， 這些例外處理在實務上一定會發生。系統的做法不是禁止，而是 留下編輯紀錄：修改前後的內容、操作者、時間都寫進去。
這對有多位櫃檯或分店的教室特別重要——不是為了防員工， 而是讓半年後的自己還查得到當初的決定。
六、課卡銷售分析
哪個方案賣得最好、平均客單價多少、購買次數排行前幾名是誰、 這個月的預收款有多少還沒履行完——這些數字會自動彙整成報表。
實務上最有用的一個判斷是：哪個方案的核銷率最低。 賣得好但用不完的卡，短期看起來是好生意，長期是客訴與退費的來源。
收款、合約與發票，也在同一條流程上
課卡是預收款，金額動輒上萬元，光有扣點紀錄還不夠—— 真正會演變成糾紛的，通常是「當初到底約定了什麼」。 FitBook 把合約與收款接在售卡流程裡，不需要另外拉一套。
電子合約與簽名
可以建立合約範本並綁定到指定的課卡方案，售卡時自動帶出對應版本， 由客人在裝置上直接簽名。合約範本有版本控管， 改過條款之後，舊客戶仍然對應到他們當初簽的那一版。
- 合約範本可綁定方案，售卡時自動套用
- 簽名留存，可隨時調閱檢視
- 支援合約的變更、升級與作廢，每個動作都留紀錄
- 會員在自己的登入端也查得到已簽的合約
線上收款與發票
會員可以線上購卡，支援信用卡與 ATM 轉帳； 轉帳的情況走付款審核機制，後台確認入帳後才啟用課卡， 避免還沒收到錢就先開卡。系統也支援開立電子發票。
只收現金的教室不必開通金流，付款審核一樣可以用， 課卡的啟用時機仍然由你控制。
優惠券與家庭共享
優惠券範本可以綁定指定方案，用在體驗轉正、續卡活動或節慶檔期， 使用狀況會回到課卡銷售報表，看得出哪一檔真的帶來成交。
另外支援家庭關係設定：家長可以管理孩子的預約與課卡， 在自己的 LINE 上就看得到孩子的班表與剩餘堂數， 不必替每個小朋友準備一支手機門號。
常見問題
同一位會員可以同時持有多張課卡嗎？
可以。例如一張進階課點數卡加一張團課堂數卡。會員預約時，系統會依課程的可用範圍判斷該扣哪一張；後台也能看到每張卡各自的剩餘量與到期日。
課卡可以轉讓給朋友或家人嗎？
可以，系統支援課卡與點數轉移，並且會留下轉移紀錄。教室也可以選擇不開放，端看你的經營規則——重點是不論開放與否，實際發生的每一筆都查得到。
既有的紙本課卡要怎麼搬進系統？
支援用 Excel 批次匯入會員與課卡，匯入時指定方案類型、剩餘數量與到期日。舊卡沿用原有條件即可上線，不必要求客人重新購買。
有兩家店，客人希望兩邊都能用同一張卡？
課卡可設定是否跨館通用。若開放跨館，兩邊的使用紀錄會合在同一張卡上；營運報表則可以分館檢視，知道實際課程是在哪一館被消耗掉的。
賣課卡可以簽電子合約嗎？
可以。你先建立合約範本並綁定到指定方案，售卡時系統自動帶出對應版本，由客人在裝置上直接簽名。範本有版本控管，之後修改條款不會影響舊客戶當初簽的那一版；合約的變更、升級與作廢也都留下紀錄。會員在自己的登入端同樣查得到已簽的合約。
可以線上收款和開發票嗎？只收現金的教室能用嗎？
支援線上刷卡與 ATM 轉帳，也支援開立電子發票。轉帳走付款審核機制，後台確認入帳後才啟用課卡，避免還沒收到錢就先開卡。只收現金或臨櫃轉帳的教室不必開通金流，付款審核機制照樣可以用，課卡的啟用時機仍由你控制。
課卡到期沒用完，可以延長嗎？
可以由後台調整到期日，系統會寫入編輯紀錄。建議教室先訂好延長規則（例如提供醫療證明可延長三個月），再讓系統執行，比每次個案判斷更不容易產生爭議。